Das Jahresendgespräch
In den meisten Franchiseunternehmen steht im Dezember ein Jahresendgespräch bevor. Franchisegeber sprechen hier mit allen beteiligten Parteien – vom Zulieferer bis hin zum Franchisenehmer – über den Abschluss des Geschäftsjahres. Was genau Sie als Partner zu erwarten haben und wie Sie sich organisatorisch und mental optimal vorbereiten lesen Sie hier in unserem Last Minute Briefing.
Was ist ein Jahresendgespräch und wozu wird es veranstaltet?
Wie auch schon der Vergleich mit der Konkurrenz (Teil 1 der Systemcheck-Serie) und Personalaudits (Teil 2) sind Jahresendgespräche für die Zentrale ein wichtiges Tool innerhalb der Systemcheck-Maschinerie. Generell gesagt werden hier das Erreichen von Zielen und neue Zielsetzungen besprochen. Damit sind die Gespräche und deren Gegenstand für die allgemeine Entwicklung der Marke von größter Bedeutung – sowohl das Unternehmen als Ganzes, als auch die einzelnen Franchisenehmer profitieren von einer konstruktiv gestalteten Kommunikation. Um Konstruktivität zu gewährleisten, teilen viele Franchisegeber ihren Partnern bereits im Vorfeld des Gesprächs mit, was genau besprochen werden soll. So können die Informationen zusammengetragen und Materialien aufbereitet werden.
Was wird besprochen?
Wenn Sie als Franchisenehmer eine Einladung zum Jahresendgespräch erhalten (meist schon im Sommer) können Sie daraus oft erlesen, was auf Sie zukommen wird. Die übliche Agenda sieht meist ungefähr so aus:
- Zielerreichung 2018 und Zielplanung 2019: Benchmarking (Hauptfokus ist Ihre Performance, bzw. die Ihres Standortes. Zur Vorbereitung sollten sich Franchisenehmer hier nochmal intensiv mit all ihren betriebswirtschaftlichen und finanziellen Daten beschäftigen. Anhand der im Handbuch oder im Benchmarkingsystem hinterlegten Zahlen können die Zielvorgaben Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Wichtig ist es hier zum einen, allgemeine Tendenzen vielleicht gar statistisch aufzuarbeiten, um einen guten Überblick zu erlangen. Zum anderen sollten Sie auch besonders gute oder schlechte Zahlen und Entwicklungen eigeninitiativ herauspicken, um mit dem Franchisegeber darüber zu sprechen, was hier richtig oder falsch gemacht wurde. Diese Highlights im positiven und negativen Sinne sind für das kommenden Geschäftsjahr wichtige Indikatoren.)
- Weiterentwicklung der Marke und Ihres Standortes, sowie Investitionen (Hier geht es weniger um die Überprüfung Ihrer Performance als um die “Vision”, oder die Zukunftspläne der Zentrale, die natürlich auch direkt die Franchisenehmer betreffen, da sie große Teile des Plans in den Standorten umzusetzen haben werden – und das teilweise auch finanziell. Wenn in den kommenden Jahren beispielsweise bauliche oder strukturelle Änderungen vorgenommen werden sollen, werden die Partner hier initial darüber informiert. Letztere haben dann auch die Chance, Nachfragen oder Einwände zu äußern.)
- Besuchsberichte, Personalmanagement, Trainingsinhalte (Engagierte oder gut etablierte Franchiseunternehmen führen, wie in der Systemcheck-Serie beschrieben, im Laufe des Jahres regelmäßig zahlreiche, unterschiedliche ausgelegte Gespräche mit den Franchisenehmern, so zum Beispiel im Rahmen der oben genannten Personalaudits. Für das Jahresendgespräch bündelt der Franchisegeber die Berichte und gibt dem Franchisenehmer nochmal einen Überblick über die “Befunde”. Hier kann auch erneut detailliert über aufgedeckte Schwachstellen diskutiert werden und ob und wie sich diese Missstände seit dem letzten Besuch entwickelt haben.
- Kooperation und Feedback (Dieser Tagespunkt erfordert Fingerspitzengefühl. Es geht nämlich nicht um Inhalte, bei denen man sich an Zahlen und Statistiken entlanghangeln kann, sondern um eher weiche Faktoren, wie zum Beispiel das Gesprächsklima, die Beziehung zwischen Franchisenehmer und -geber oder den Franchisegebern untereinander. Wenn hier Spannungen vorliegen, kann es von Vorteil sein, wenn beim Jahresendgespräch ein Franchiseberater oder Unternehmensmediator anwesend ist – nicht, weil es auf jeden Fall zum Streit kommen wird, sondern weil auf diese Weise oft konstruktivere Ergebnisse erzielt werden können.)
Worauf sollte man noch achten?
Je nachdem, wie die Zentrale personell aufgestellt ist und welche grobe Richtung das Gespräch nehmen wird, sind unterschiedliche Personen beteiligt. Wenn dem Franchisenehmer eine Expansion mit einem zweiten Standort oder gar der Wechsel zum Multi-Unit-Franchisenehmer bevorsteht, sind Bereichsleiter und Franchiseberater oft zusätzlich zugegen. Wenn im vergangenen Jahr viel Konfliktpotenzial auftrat, können sich beide Parteien durch einen anwesenden Rechtsbeistand absichern. In welcher Zusammensetzung auch immer das Gespräch stattfindet: der Verlauf sollte dokumentiert werden, zur faktischen Absicherung beider Seiten zum einen, als fortlaufende Gedankenstütze und “Inspirationsquelle” zum Anpacken des neuen Geschäftsjahres zum anderen.