Aus der Systemzentrale steuert der Franchisegeber sein Unternehmen und hält Kontakt zu den Franchisenehmern. Sie ist die wichtigste Verbindungsstelle und dient als "Kontrollraum" des Netwerks. Im Folgenden erfahren Sie, was genau die Aufgaben der Zentrale sind und was sie leisten sollte.
Mittlerweile gibt es in Deutschland über 850 Franchisesysteme aus verschiedenen Industriesektoren. Alle Gründungswilligen haben hier sozusagen „die Qual der Wahl“. Besonders im Hinblick auf die finanzielle Investition, die auf den zukünftigen Franchisenehmer zukommt, fällt die Entscheidung nicht selten auf der Grundlage der angebotenen Leistungen des Franchisegebers. Je besser sich der Interessent „aufgehoben fühlt“, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass er, zusammen mit seinem neuen Franchisegeber, den Schritt in die Selbstständigkeit wagen wird. Die „schlüsselfertige Existenzgründung“ ist hierbei das Produkt, das die Systemzentrale dem Franchisenehmer anbietet. Um möglichst viele zufriedene Franchisenehmer zu gewinnen, muss die Systemzentrale demnach immer bemüht sein, dem Franchisegeber so viele Wettbewerbsvorteile wie möglich zu bieten. Dadurch steigen sowohl die Attraktivität des Konzeptes für Franchisenehmer als auch die Durchsetzungskraft der Marke am Markt.
Das Hauptaugenmerk eines Franchisegebers (und damit selbstverständlich auch seiner Systemzentrale) muss von Anfang an auf dem konsequenten Markenaufbau liegen. Um dies schnell und nachhaltig bewerkstelligen zu können, sollte das jeweilige Franchisesystem über folgende Merkmale verfügen:
Wenn man sich die vorangegangene Liste genau betrachtet, so wird schnell klar, dass es sich bei der richtigen Markengestaltung um mehr handelt, als nur einen „gut durchdachten Geistesblitz“. Wer seine Geschäftsidee als Franchisegeber vermarkten will, der braucht mehr als nur eine gute Geschäftsidee. Dementsprechend muss er auch sein Entwicklungs- und Führungsteam (also die Mitarbeiter seiner Systemzentrale) zusammenstellen. Bei der Auswahl des richtigen Mitarbeiterportfolios ist hier stets zu bedenken, dass die Systemzentrale die zentrale Steuereinheit des Franchisesystems darstellt. Idealerweise braucht der zukünftige Franchisegeber gute Mitarbeiter in den folgenden Kernbereichen:
Die meisten erfolgreichen Franchisesysteme heute werden von einer „schlanken Systemzentrale“ gesteuert. Diese Franchiseunternehmen konzentrieren die Arbeit ihrer Systemzentralen vor allem auf eine gute Kommunikation und eine konstante Expansion. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Systemzentrale gegebenenfalls mit der Größe des Franchise-Unternehmens „mitwachsen“ muss. Eine höhere Anzahl von Franchisenehmern bedeutet automatisch auch einen Mehraufwand an Betreuungsleistungen. Dieser Mehraufwand sollte von der Systemzentrale gegebenenfalls bereits antizipiert werden.
Die Wichtigkeit einer ausreichenden Personaldecke zeigt sich bereits bei der Suche nach neuen Franchisenehmern. Nichts kann dem Geschäft eines Franchisegebers auf lange Sicht mehr schaden, als eine zu langsame Bearbeitung der Anfragen von potenziellen neuen Franchisepartnern. Besonders in diesem Bereich ist eine gute Personaleinsatzplanung erstrebenswert. Die zeitnahe Beantwortung der eingehenden Anfragen ist hierbei für beide Seiten sinnvoll: Der Franchisegeber kann im Falle einer erfolgreichen Vertragsverhandlung den neu gewonnenen Partner schnell in sein Unternehmen integrieren und der neue Franchisenehmer kann ohne unnötige Verzögerungen in eine neue beruflichen Zukunft starten. Im Falle eines negativen Ausgangs der „Bewerbung“ verlieren beide Parteien nicht unnötig viel Zeit und können sich unabhängig voneinander schnell wieder neu orientieren.
Mehr zum richtigen Umgang mit Anfragen erfahren Sie in unserem Artikel "Das 1x1 der Leadpflege und warum Ihr Unternehmen darauf angewiesen ist".
Auch nach einer erfolgreichen Vertragsunterzeichnung steigt der Verwaltungsaufwand mit jedem neuen Franchisepartner. Einer der wichtigsten Aspekte nach einer Neueröffnung, aber auch in der späteren Zusammenarbeit, sind die regelmäßigen Kontrollen der Franchisenehmer (entweder durch angemeldete Besuche oder durch unangemeldete Testeinkäufe). Auch dieses Steuerungsinstrument hat für beide Seiten große Vorteile: Der Franchisegeber kann sich selbst davon überzeugen, dass seine Vorgaben durch den Franchisenehmer eingehalten werden. Darüber hinaus hat er die Möglichkeit, dem Franchisenehmer (vor allem bei angemeldeten Kontrollbesuchen) bei eventuell bestehenden Fragen Hilfestellung zu leisten.
Bei beiden Instrumenten ist eine zeitnahe Aufarbeitung der Ergebnisse für beide Seiten wichtig: Der Franchisegeber braucht die gewonnenen Informationen, um bei Nichtbeachtung von Regelungen schnell gegensteuern zu können und für den Franchisenehmer bieten die Erkenntnisse ein wichtiges Bewertungskriterium seiner täglichen Arbeit. Es entspricht seinem eigenen Interesse, sich möglichst genau an die Vorgaben seines Franchisegebers zu halten. Schließlich hat sich dessen Konzept ja bereits am Markt bewährt. Auch hier wird der Verwaltungsaufwand im Laufe der Zeit steigen. Der Franchisegeber muss in diesen Fällen immer „seiner Zeit voraus sein“ und seine Systemzentrale dementsprechend flexibel gestalten. Auch ist darauf zu achten, dass die Franchisepartner bei auftretenden Problemen (zentral gesteuerte EDV, Abrechnung, allgemeine Fragen) stets einen kompetenten Ansprechpartner finden. Anders bei einer „normalen Selbstständigkeit“ sind die Franchisenehmer nur zum Teil in der Lage, Probleme schnell selbst zu lösen (vor allem bei EDV und Buchhaltung). Daher müssen sich die Franchisenehmer darauf verlassen können, dass die entsprechenden Ansprechpartner auch über die Zentrale zu erreichen sind falls es im täglichen Geschäftsbetrieb zu Problemen kommen sollte.
Schulungs- und Trainingsmaßnahmen sind ein weiterer wichtiger Aspekt, den der Franchisegeber im Auge behalten muss. Auch für die Aus- und Weiterbildung seiner Franchisenehmer (und deren Mitarbeiter) muss entsprechendes Personal von der Systemzentrale zur Verfügung gestellt werden. Dies dient nicht zuletzt auch der Qualitätssicherung im Unternehmen. Durch direkte Trainingsmaßnahmen kann sichergestellt werden, dass das Konzept sowie die angebotenen Produkte und Dienstleistungen verstanden und das jeweilige Markenversprechen von allen Beteiligten verinnerlicht werden. Durch ein gutes Angebot an firmeninternen Aus- und Weiterbildungen kann der Franchisegeber zudem das Vertrauen seiner Franchisenehmer stärken. Auch wenn der Systemzentrale bei all Ihren Aufgaben eine starke Steuerungsfunktion zukommt, sollte nicht vergessen werden, dass es im Verhältnis der Systemzentrale zu seinen Franchisenehmern um ein starkes Miteinander statt um ein autoritäres „Lehrer-Schüler-Verhältnis“ gehen sollte. Sowohl Schulungs- als auch Kommunikationsmaßnahmen sollten dazu dienen, die Franchisenehmer dazu anzuleiten, den Markengedanken selbstständig zu vertreten und das damit Firmenimage für den eigenen Erfolg zu nutzen und zu vermarkten.
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