Arbeiten im Heimbüro – auch mit Franchising (Teil 2)

Teil 2: Strategien zu Planung und Organisation

Sich seine Zeit selbst einteilen, flexibel in der Organisation von Terminen und Aufträgen sein und eigene Ideen verwirklichen. Dies sind die häufigsten Antworten auf die Frage: „Warum haben Sie sich dafür entschieden, auf selbstständiger Basis von zu Hause aus zu arbeiten?“ Auf den ersten Blick hören sich diese Aussagen sehr vielversprechend an. Dennoch steckt hinter dem vermeintlich „so einfachen Arbeitsalltag" von zu Hause aus jede Menge Planung und Organisation. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihr eigenes Büro erfolgreich und strukturiert aufbauen können. Da viele Franchise-Konzepte mittlerweile auch in Teilzeit oder von zu Hause aus betrieben werden können, ist dieser Artikel sicherlich auch für (zukünftige) Franchisenehmer von Interesse.

1. Die Atmosphäre in Ihrem eigenen Büro:

istock_000007042793smallWenn Sie als Angestellter arbeiten, müssen Sie zwangsläufig mit dem Geschmack Ihres Chefs „leben“. Ob die Einrichtung dann „super-schick“ oder eher „zum Abgewöhnen“ ist, haben Sie in diesem Fall nicht zu entscheiden. Dies ändert sich jedoch schlagartig, wenn Sie in Ihrem eigenen Büro arbeiten. Dann treffen plötzlich Sie alle Entscheidungen und können sich Ihr Büro ganz nach Ihren Wünschen einrichten. Und hierzu sollten Sie sich Zeit nehmen. Schließlich handelt es sich um Ihr künftiges Arbeitsumfeld. Gestalten Sie den Raum, der Ihnen als Büro dienen soll möglichst so, dass er Ihnen gefällt und Sie sich gerne darin aufhalten. Ein schönes Bild an der Wand zum Beispiel (eines das SIE persönlich mögen und keines, das Sie sich nur gekauft haben, weil alle sagen, dass der Künstler momentan total „IN“ ist ...), erspart Ihnen den trostlosen Anblick weiß getünchter Wände und lockert die Atmosphäre im Raum etwas auf. Denken Sie auch an die Anschaffung von 1 oder 2 Deko-Grünpflanzen. Sie verbessern merklich das Raumklima und sind zudem auch etwas „fürs Auge“. Ein angenehmes Arbeitsumfeld fördert die Konzentration und wirkt entspannend, auch wenn einmal Handy und Festnetz gleichzeitig mit dem Faxgerät um Ihre Aufmerksamkeit buhlen.

2. Die Festlegung der Arbeitszeiten:

Balancing the AccountsEine gewisse Routine im täglichen Arbeitsablauf erleichtert Einiges. Wenn Sie bereits zu Beginn eine Art „Rahmenplan“ für Arbeitszeiten ausarbeiten, können Sie Ihre täglich anfallenden Arbeiten bereits vorab planen und sich einen groben Ablauf vorstrukturieren (z. B. von 9:00 bis 10:00 erledige ich die Ablage und kümmere mich um die Post etc.). Die genaue Planung dieses „Grundgerüstes“ hängt jedoch auch von Ihrer jeweiligen Tätigkeit ab. Wie im „normalen“ Büroalltag auch, kann „Unvorhergesehenes“ oft den geplanten Ablauf durcheinanderwirbeln (z. B. ein unerwartetes längeres Telefonat etc.). Legen Sie daher den Zeitrahmen für die einzelnen Tätigkeiten nicht zu knapp fest und planen Sie Pausen und „Pufferzeiten“ von Anfang an mit ein. Ebenso sollten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Geschäftspartner bei Ihrer Planung im Blick behalten (wann ist wer am Besten erreichbar?) – so stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrer Kundenbetreuung oder Ihrer Akquise möglichst wenig Zeit für unnötige Telefonate verlieren. Ebenso wichtig ist es, sich bereits vorab Gedanken über Anfangs-, Pausen- und Feierabendzeiten zu machen. Auch als Selbstständiger haben Sie sich Ihren Feierabend verdient. Tappen Sie möglichst nicht in die „Open-End-Falle“ – auch Sie können nicht 24/7 arbeiten ... Jeder Arbeitnehmer hat ein Anrecht auf eine x-minütige Mittagspause. Warum sollten Sie sich als „Ihr eigener Chef“ dieses Recht versagen? Planen Sie daher mindestens 30 Minuten für Ihre Mittagspause ein – und nutzen Sie die volle Zeit dazu, abzuschalten und neue Energie für den Nachmittag zu tanken.

3. Richtig Organisieren im Alltag:

Pretty woman with open signAls Selbstständiger (vor allem, wenn Sie alleine arbeiten), müssen Sie sich um vieles, was bisher von Ihrer Sekretärin oder anderen Abteilungen innerhalb Ihrer Firma erledigt wurde, selbst kümmern. Daher ist es absolut notwendig, Ihre Arbeitsabläufe klar zu strukturieren. In der Praxis bewährt hat sich vor allem eine tägliche „To-Do-Liste“ auf der Sie festhalten können, was Sie unbedingt erledigen müssen. Achten Sie bei der Zusammenstellung der Liste jedoch darauf, sich realistische Tagesziele zu setzen. Bei einer Tätigkeit als Franchisepartner werden Ihnen zwar, abhängig von Ihrer jeweiligen Partnerfirma, gewisse Tätigkeiten abgenommen da Sie von der Franchisezentrale aus abgewickelt werden (z. B. Warenbestellung etc.), Sie werden jedoch überrascht sein, wie viel „Verwaltung“ dennoch an Ihnen hängenbleibt. zeitaufwand-verkauf Um einen Überblick über Ihre tatsächlich investierte Arbeitszeit zu erhalten, empfiehlt sich (vor allem in der Anfangszeit) eine akkurate Zeiterfassung. Dadurch gewinnen Sie einen guten Einblick über Ihre Arbeitsabläufe und können erkennen, wofür Sie wie viel Zeit einplanen müssen. Wenn Sie die Zeiterfassung immer dann stoppen, wenn Sie „ein kleines Päuschen machen“, werden Sie auch schnell erkennen, ob Sie tatsächlich konzentriert arbeiten, oder sich zu sehr von privaten Aufgaben ablenken lassen. So gewinnen Sie schnell einen guten Überblick über effektiv genutzte Zeit (und können auch erkennen, wie viel Zeit Ihnen effektiv Geld einbringt und wie viel für Verwaltung und Planung aufgewendet werden muss). Bei der genauen Analyse solcher Zeiterfassungsbögen sind viele Freiberufler nicht selten von den Ergebnissen überrascht. Die nebenstehende Grafik beispielsweise zeigt eindrucksvoll auf, wie viel Zeit ein durchschnittlicher Verkäufer wirklich mit dem „VERKAUFEN“ verbringt.

4. Die „richtige“ Arbeitskleidung

Die Beantwortung dieser Frage hängt von verschiedenen Faktoren ab: a) Von der Art Ihrer Tätigkeit: istock_000009047420xsmallNatürlich steht es Ihnen als Selbstständiger frei, selbst über die Art der Kleidung zu entscheiden, mit der Sie sich morgens an Ihren Schreibtisch setzen. Dennoch möchten wir Ihnen hier einige allgemeine Ratschläge geben, die Ihnen das Arbeiten im Home-Office erleichtern. Generell muss man dringend davon abraten, sich morgens bei „Arbeitsbeginn“ im Jogginganzug an Ihren Schreibtisch zu setzen. Diese Art der Kleidung signalisiert Ihrem Unterbewusstsein „Freizeit“, während in Wirklichkeit „Arbeitszeit“ angesagt sein sollte. Auch die Art Ihrer Tätigkeit ist entscheidend für die „richtige“ Ausstattung Ihres Arbeitskleiderschrankes. Wenn Sie zum Beispiel als selbstständiger Berater tätig sind, werden Sie öfter einen Anzug tragen müssen, wohingegen ein unabhängiger Webdesigner sich ein etwas lässigeres Arbeitsoutfit leisten kann. b) Von eventuellen Dress-Code-Vorgaben in Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als Franchisepartner Als Franchisenehmer betreiben Sie unter eigenem Namen und auf eigene Rechnung eine Niederlassung Ihres Franchisegebers. Zur Grundidee des Franchisings gehört jedoch die Weitergabe eines vollständigen, funktionierenden Geschäftskonzeptes an die Franchisepartner. Hierbei kann auch die Arbeitskleidung Teil dieses Gesamtkonzeptes sein (vor allem, wenn Sie mit dem Firmenlogo bedruckt wurde oder Ähnliches.). In diesem Fall müssen Sie sich als Franchisenehmer den Vorgaben des Franchisegebers „unterordnen“. Der vorliegende Artikel zielt darauf ab, Ihnen eine gewisse Hilfestellung bei der Planung und Organisation Ihres Home-Office Betriebes zu geben. Wir hoffen, dass die darin enthaltenen Tipps für Sie von Nutzen sind. Im Info-Center von Franchise Direkt finden Sie noch weitere interessante Artikel zu ähnlichen Themen. Im dritten und letzten Teil dieser Artikelserie werden wir uns genauer mit den einzelnen Kostenaspekten einer Berufstätigkeit „von zu Hause aus“ befassen.
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